Die einfachste und schönste Dokumentenverwaltung der Welt!

In unserem Projekt ready2DMS bauen wir auf das weltweit intuitivste und günstigste Dokumentenmanagement-System aus deutscher Herstellung auf und stellen es für Sie in einem Rund-um-sorglos Paket bereit.

Von der Installation, Konfiguration, Einrichtung, Schulung Ihrer Mitarbeiter bis über die Wartung und Administration ist alles in einem Angebot. Ganz einfach, so wie ecoDMS.

Einführungs Video zum ecoDMS Archiv

Alle Dokumente liegen in Ihrer Infrastruktur, in einer sicheren Datenbank

Alle archivierten Dokumente liegen auf dem System des eigenen Servers in einer sicheren Datenbank. Die Dateien verlassen nicht Ihre Infrastruktur oder liegen im klartext auf einem zugänglichem Dateisystem.

Eine Revisionssichere Verbindung von Client und Server

Keine Zeitliche Beschränkung oder Dokumentenbegrenzung

Nach dem Erwerb einer ecoDMS Lizenz für die aktuelle Version, steht Ihn diese Version zeitlich ungebränz zur Verfügung, auch eine Begrenzung der Dokumenten Anzahl im Archiv gibt es nicht. Sobald eine neue Version des ecoDMS Archives veröffentlich wurde, können Sie selbst entscheiden ob Sie upgraden oder den aktuellen Stand beibehalten.

Branchenunabhängige Einsatz für jedes Gewerbeart, sowie für Privatleute

Das Dokumentenmanagement-System von ecoDMS ist für jedes Gewerbe sowie für einzellne Privatpersonen Branchenunabhängig Nutzbar. Vom Handwerksunternehmen bis zur Buchhaltung oder Steuerberatung, von einer Einzelplatz installation bis zu einer Konzernstruktur mit mehreren Hundert Benutzern, ecoDMS ist hervorragend Programmiert und skaliert sich in unbekannte Höhen.

Schlanke und benutzerfrendliche Bedienoberfläche

Die Oberfläche des ecoDMS Clients ist sauber strukturiert und sehr intuitiv zu bedienen. Schauen Sie sich die Sceenshots an.

Selbsterklärende Einstellungsmöglichkeiten nach eigenen Bedürfnissen

Sie können in ecoDMS alle Eigenschaften selber definieren, von den verschiedenen Dokumentenarten, die Klassifizierungsattribute oder die Status einzelner Arbeitsschritte lassen sich nach Ihrem Wünschen und Anforderungen individuell anpassen und erweitern.

Einfache Benutzer und Gruppenverwaltung inkl. Anbindung für LPAD oder AD-Schnittstellen

Um den Zugang über den ecoDMS Client zum Server nur für Befügte zu regulieren, können Sie bequem über die Oberfläche Ihre gewünschten Benutzergruppen anlagen und die Erforderlichen Mitarbeiter in die geforderten Gruppen hinzufügen. Außerdem lässt sich der ecoDMS Server auch in Ihrer eigenen Infrastruktur an ein LPAD oder Ihrerm Active Directory anbinden.

Automatische Klassifizierung und Archivierung für wiederkehrende Dokumente

Nach dem Sie ein Dokumente über den Vorlagen Designer möglichst vollständig beschrieben und ein mal klassifiziert und archiviert haben, können Sie wiederkehrende Rechnungen, Lieferscheine, Angebote usw. welche alle das gleiche Layout haben, einfach der automatischen Klassifizierung überlassen.

Einfache Dokumenten Archivierung per "Drag and Drop"

Sie können mit dem ecoDMS Client, welcher sich nach der Installation an Ihrem rechten Bildschirmrand befinden wird, die gewünschten Dokumente einfach per Drag and Drop für die Klassifizierung und Archivierung, dem Server hinzufügen.

Einsetzbar im Netzwerk, lokal auf dem PC, im Web und auf dem Smartphone oder Tablet

Der ecoDMS Client und Server lassen sich bei einer Einzelplatzinstallation zusammen auf einem System nutzen, oder Sie installieren das ecoDMS Archiv auf einem im Netzwerk bereitgestellen Server. Für den Zugriff auf das Archiv stehen Ihnen verschiedene Clients für Linux, Windows, MacOS sowie Android und iPhone zurverfügung. Auch eine Nutzung eines Webclients von ecoDMS erlaubt den Zugriff auf das Archiv über jeden aktuellen Internetbrowser.

Automatische Volltextindizierung des Archives (OCR)

Der ecoDMS Server Indiziert automatisch alle archivierten Dokument um seine eigene Texterkennung zu sensibilisieren und die Volltextsuche zu optimieren.

Zahlreiche Suchfunktionen inkl. Volltextsuche

Die Suchfunktionen des ecoDMS Archiv machen das wiederfinden von Dokument leichter als googeln. Dabei wird die Suche, dank der automatischen Volltextindizierung immer besser.

Integration mit Plug-ins für LibreOffice, OpenOffice und Microsoft Office

Sie können als allen gänigen Office-Anwendungen, sowie die freien Open Source Lösungen wie LibreOffice oder OpenOffice aber auch Mircosoft Office, mittels den ecoDMS Plug-ins per Knopfdruck neue Dokumente archivieren.

E-Mail Archivierung mit Add-on für Thunderbird und Microsoft Outlook

Genau Sie einfach wie die Integration von ecoDMS in Office-Anwendungen ist die Anbindung von E-Mail-Anwendungen. Für die gänigen E-Mail-Programme, wie Thunderbird oder Outlook, gibt es Add-ons, mit denen Sie per Knopfdruck neue E-Mails dem ecoDMS Archiv hinzufügen können.

Software für Linux Debian und Ubuntu sowie Windows und MacOS

Das ecoDMS Archiv läuft auf Linux Derivaten wie Debian, Ubuntu und Linux Mint sowie auf Microsoft Windows Systemen. Der Client zum Scannen und Verwaltern der Dokumente ist dazu noch für Apples OS X verfügbar.

Linux

ecoDMS Server und Client laufen auf Linux

Microsoft

ecoDMS Server und Client laufen auf Microsoft

Apple

Nur der ecoDMS Client läuft auf Apple

Für Ihre digitale Souveränität ist es grundlegen erforderlich, dass möglichst alle Softwaresysteme, welche Sie in Ihren Unternehmen zum Einsatz bringen, auf möglichst allen verbreiteten Betriebssystemen lauffähig sind. Sie können den ecoDMS Archivserver sowie, auf einem kostenpflichtigen und propäritären Microsoft Windows als auch auf einer kostenfreien und quelloffenen Linux Distribution wie Debian oder Ubuntu installieren. Der ecoDMS Client, für den zugriff auf das System und zum scannen, klassifizieren und archivieren von Dokumenten, ist zusätzlich auch für Mac OSX verfügbar.

ecoDMS Archiv Screenshots für die Übersicht der Bedienoberfläche

archiving document select filesystem
attribute search
ecoDMSArchiv
ecoDMSArchiv
ecoDMSArchiv
ecoDMSArchiv
ecoDMSArchiv
ecoDMSArchiv
ecoDMSArchiv
ecoDMSArchiv
BenutzerEinstellungen
BenutzerEinstellungen
BenutzerEinstellungen
BenutzerEinstellungen
BenutzerEinstellungen
BenutzerEinstellungen
BenutzerEinstellungen
BenutzerEinstellungen
Inbox
Inbox
Inbox
Inbox
Webclient
Webclient
Webclient
Webclient
Webclient
Webclient
Webclient
Backup
Backup
Backup
ConnectionManager
ConnectionManager
ConnectionManager
LibreOfficeAddon
LibreOfficeAddon
LibreOfficeAddon
LibreOfficeAddon
MicrosoftOfficePlugin
MicrosoftOfficePlugin
MicrosoftOfficePlugin
MicrosoftOfficePlugin
MicrosoftOfficePluginOutlook
MicrosoftOfficePluginOutlook
MicrosoftOfficePluginOutlook
MicrosoftOfficePluginOutlook
MicrosoftOfficePluginOutlook
ThunderbirdAddon
ThunderbirdAddon
ThunderbirdAddon
ThunderbirdAddon
ThunderbirdAddon
PDFADrucker
PDFADrucker
PDFADrucker
PDFADrucker
PDFADrucker
ecoDMSMobileAndroid
ecoDMSMobileAndroid
ecoDMSMobileAndroid
ecoDMSMobileAndroid
ecoDMSMobileAndroid
ecoDMSMobileAndroid
ecoDMSMobileiOS
ecoDMSMobileiOS
ecoDMSMobileiOS
ecoDMSMobileiOS
ecoDMSMobileiOS
ecoDMSMobileiOS

Videos über einzellne Funktionen des ecoDMS Archiv

Posteingangsbearbeitung (Scannen & Archivieren)

Scannen Sie Ihren Posteingang und legen Sie ihn anschließend digital und sicher im ecoDMS Archiv ab.

Unmittelbar nach dem Scannen können die Dokumente über das Inbox-Tab direkt im ecoDMS Client abgerufen werden. Hier stehen Ihnen bei Bedarf verschiedene Funktionen wie z.B. Seiten drehen, löschen, verschieben uvm. zur Verfügung. Die eingescannten Rechnungen, Verträge, Briefe etc. können direkt über die ecoDMS Inbox an das Dokumentenarchiv zur revisionssicheren Archivierung übergeben werden.

Side Panel und DragDrop Archivierung

Ziehen Sie Ihre Dokumente direkt auf das ecoDMS Side Panel. Die Klassifizierung und Archivierung übernimmt der ecoDMS Vorlagen Designer dann für Sie. Dokumente können von belieben Stellen aus auf eine bestimmte Klassifizierungsvorlage im Side Panel gezogen werden. Die Archivierung erfolgt dann voll automatisch ohne das weitere Zutun des Anwenders. Da das Side Panel von überall aus erreichbar ist, macht es die Archivierung von nahezu allen Positionen an einem Arbeitsplatz möglich.

Dateien können per Drag & Drop in das ecoDMS Archiv geschoben werden.

Vorlagen Designer (automatisch archivieren)

Dokumente, die in ecoDMS abgelegt werden, können anhand bestimmter Merkmale automatisch zugeordnet und bei Bedarf sogar ohne das manuelle Zutun eines Benutzers archiviert werden. Möglich macht dies der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS. Dieser ist ein fester Bestandteil der Klassifizierungsfunktion. Er erkennt eingehende Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein, füllt die notwendigen Klassifizierungsattribute selbstständig aus und legt die Daten (optional) automatisch in einem Dunkelprozess in ecoDMS ab.

Die Erkennung der Dokumente erfolgt dabei auf Basis von vordefinierten Schlagwörtern, Barcodes und/oder Layouts, die in so genannten Klassifizierungsvorlagen hinterlegt werden. Die Klassifizierungs- und Archivierungsprozesse können auf diese Weise benutzerfreundlich optimiert und automatisiert werden.

Suchfunktionen inkl. Shortcut

Dokumentensuche ist mit der ecoDMS Archivlösung so einfach wie googeln. Dokumente, Metadaten, Klassifizierungsinformationen und Notizen können durch die Eingabe von bestimmten Suchkriterien schnell wiedergefunden werden.

Bei ecoDMS durchlaufen alle lesbaren Dateien und Informationen eine automatische Volltextindizierung (OCR). Auf diese Weise lernt und speichert das Archiv die verfügbaren Texte. Das macht die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Um Dokumente wiederzufinden, müssen lediglich die passenden Begriffe in die ecoDMS Suchzeile eingegeben werden. Die Suchergebnisse werden dann sofort in der ecoDMS Tabelle ausgegeben.

Verlinkung (Dokumente verknüpfen)

Bei der Verlinkung können zu einem Dokument beliebige, archivierte Dateien inklusive deren Klassifizierungen hinzugefügt und somit zu einem Vorgang zusammengeführt werden. Die Verlinkungen werden innerhalb der ecoDMS Tabelle als ausklappbare Untereinträge zum Hauptdokument angezeigt. Der Grundeintrag eines jeden verlinkten Dokuments bleibt dabei selbstverständlich weiterhin bestehen. Diese Funktion gleicht einer virtuellen Dokumentenklammer. Bei Bedarf können die Verlinkungen auch wieder gelöst werden.

Clipboard (Dokumentensammlungen)

Beliebige Dokumente können in ein Clipboard gezogen und in einer Art "Mappe" gesammelt werden. Es können mehrere Tabs mit unterschiedlichen Dokumentensammlungen angelegt werden. Dabei bleiben die Klassifizierungen und Berechtigungen der Dokumente selbstverständlich vollständig bestehen.

Einstellungen & Strukturen

ecoDMS kann exakt und individuell auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Über den Einstellungsdialog in ecoDMS können die notwendigen Konfigurationen zur Einrichtung des ecoDMS Archivs vorgenommen werden. Die gewünschten Strukturen lassen sich flexibel und schnell abbilden. Ob passende Dokumentenarten mit festgelegten Aufbewahrungsfristen oder eigene Ordnerstrukturen und -Berechtigungen, ecoDMS lässt keine Wünsche offen.

Alle wichtigen Handbücher und Dokumente zu ecoDMS

Die True ITK bietet Ihnen in dem Projekt "ready2DMS" ein rund-um-sorglos Paket aus Software, Hardware und Dienstleistung an. Erfahren Sie mehr:

Finden Sie das passende Hardware Modell für Ihr ecoDMS Server

Innovative Raumüberwachung und Monitoring aller wichtigen Gefahren in Server- und Technikräumen mit dem einzigartigen Kentix MultiSensor-System. Der Kentix MultiSensor fusioniert alle wichtigen physikalischen Sensoren in einem Gerät.

Modell:
Standard

ab 968,90 €

  • ca. 15,7 x 10,4 x 23,3
  • ca. 1,75 kg
  • Celeron N3160 QC 1,6 GHz
  • 2 RAM DDR3
  • 2 x Gigabit
  • 2 x 3,5" SATA II
  • Nur 1
  • Level 1
  • 2, 4, 6, 8, 10 TB
  • ca. 4 TB bis 20 TB

Modell:
Professional

ab 1.493,47 €

  • ca. 16,5 x 20,3 x 23,3
  • ca. 2,04 kg
  • Pentium N3710 QC 1,6 GHz
  • 2 oder 8 GB RAM DDR3
  • 2 x Gigabit
  • 4 x 3,5" SATA II
  • 1 und 10
  • Level 10
  • 2, 4, 6, 8 TB
  • ca. 8 TB bis 32 TB

Modell:
Professional Plus

ab 1.929,04 €

  • ca. 15,7 x 24,8 x 23,3
  • ca. 4,17 kg
  • Atom C2538 QC 2,4 GHz
  • 2 oder 6 GB RAM DDR3
  • 4 x Gigabit
  • 5 x 3,5" SATA II
  • 1, 5, 6 und 10
  • Level 5 + 1 x HotSwap
  • 2, 4, 6 TB
  • ca. 10 TB bis 30 TB

Modell:
Enterprise

ab 2.702,13 €

  • ca. 15,7 x 34,0 x 23,3
  • ca. 5,29 kg
  • Atom C2538 QC 2,4 GHz
  • 2 oder 6 GB RAM DDR3
  • 4 x Gigabit
  • 8 x 3,5" SATA II
  • 1, 5, 6 und 10
  • Erf. Kundenabsprache
  • 2, 4, 6 TB
  • ca. 16 TB bis 48 TB

Die besten und sichersten Fesplatten, spzialisiert für den Einsatz im NAS

Im ready2DMS Projekt werden ausschließlich die besten und sichersten Festplatten der professionellsten Hersteller verbaut. Es gäbe diverse billigere Datenträger, aber das wird später einfach zu teuer. Alle verbauten Festplatten sind speziell für den 24/7 Einsatz in Server und Netzwerkspeicher-Systemen konzipiert und kommen mit extra Datenschutz-Plänen her.

ready2DMS Festplatten Kapazität RAID Level Verfügbare(r) Speicherplatz / Ausfallsicherheit Vormerken
- Standard 2x 2 TB 1
2 TB
2 TB
- Standard 2x 4 TB 1
4 TB
4 TB
- Standard 2x 6 TB 1
6 TB
6 TB
- Standard 2x 8 TB 1
8 TB
8 TB
- Standard 2x 10 TB 1
10 TB
10 TB
- Professional 4x 2 TB 10
4 TB
4 TB
- Professional 4x 4 TB 10
8 TB
8 TB
- Professional 4x 6 TB 10
12 TB
12 TB
- Professional 4x 8 TB 10
16 TB
16 TB
- Professional Plus 5x 2 TB 5 + Spare
ca. 6 TB
ca. 2 TB
HotSwap
- Professional Plus 5x 4 TB 5 + Spare
ca. 12 TB
ca. 4 TB
HotSwap
- Professional Plus 5x 6 TB 5 + Spare
ca. 18 TB
ca. 6 TB
HotSwap
- Enterprise 8x 2 TB 6 + Spare
ca. 10 TB
ca. 4 TB
HotSwap
- Enterprise 8x 4 TB 6 + Spare
ca. 20 TB
ca. 8 TB
HotSwap
- Enterprise 8x 6 TB 6 + Spare
ca. 30 TB
ca. 12 TB
HotSwap
- Enterprise Plus 12x 2 TB Kundenabsprache
- Enterprise Plus 12x 4 TB Kundenabsprache
- Enterprise Plus 12x 6 TB Kundenabsprache
- Professional Server 4x 2 TB 5 + Spare
ca. 4 TB
ca. 2 TB
HotSwap
- Professional Server 4x 4 TB 5 + Spare
ca. 8 TB
ca. 4 TB
HotSwap
- Professional Server 4x 6 TB 5 + Spare
ca. 12 TB
ca. 6 TB
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